Mungkin Anda sudah sering mendengar istilah WBS, terutama jika Anda bekerja di bidang manajemen proyek. WBS atau Work Breakdown Structure merupakan bagian penting dalam perencanaan serta pelaksanaan proyek. Namun, apakah Anda benar-benar memahami apa itu WBS dan bagaimana cara membuatnya? Artikel ini akan membahas dengan detail mengenai definisi, manfaat, cara membuat, serta contoh WBS yang bisa Anda terapkan di proyek Anda.
Pendahuluan
Perencanaan dan pengelolaan proyek menjadi salah satu hal yang penting untuk memastikan keberhasilan proyek. Salah satu faktor penting dalam pengelolaan proyek adalah Work Breakdown Structure atau WBS. WBS sendiri adalah bentuk visualisasi dari proyek, yang menggambarkan aktivitas-aktivitas yang perlu dilakukan serta menyajikan struktur kerja secara lebih terperinci. Dengan memahami WBS, proyek dapat dijalankan dengan lebih terstruktur dan efektif, sehingga kesuksesan proyek dapat dicapai.
Dalam pembahasan selanjutnya, akan dibahas manfaat dari WBS, baik dalam skala kecil maupun skala besar, serta kelebihan dan kekurangan dalam penerapan WBS.
Manfaat WBS
Manfaat dari penerapan WBS dapat dirasakan baik pada proyek kecil ataupun proyek besar. Berikut adalah beberapa manfaat WBS dalam pengelolaan proyek:
1. Memudahkan perencanaan
Dalam merencanakan proyek, keterlibatan berbagai pihak menjadi hal yang tak terelakkan. Dalam hal ini, WBS dapat membantu mengurangi kebingungan serta memudahkan perencanaan aktivitas-aktivitas yang perlu dilakukan.
2. Menghindari pengulangan aktivitas
Dalam WBS, setiap aktivitas dikelompokkan berdasarkan kesamaan, sehingga dapat menghindari pengulangan aktivitas. Dengan begitu, pengelolaan proyek bisa lebih terstruktur, sehingga risiko kesalahan atau kekurangan sumber daya dapat dihindari.
3. Membantu pengelolaan waktu
WBS membantu dalam penjadwalan aktivitas-aktivitas yang perlu dilakukan. Sehingga, pengelolaan waktu dapat dilakukan dengan lebih efektif dan efisien.
4. Memperlihatkan batasan proyek
Dalam WBS, setiap aktivitas memiliki batasan waktu dan persyaratan yang jelas. Sehingga, meminimalisasi terjadinya perubahan yang tidak terduga di tengah proyek. Hal ini dapat membuat pengelolaan proyek menjadi lebih terstruktur.
5. Membantu dalam pengelolaan anggaran
Dengan WBS, aktivitas-aktivitas yang perlu dilakukan dapat dihitung dengan lebih detail, sehingga pengelolaan anggaran dapat dilakukan dengan lebih terperinci. Hal ini dapat membantu dalam menghindari keterlambatan proyek yang disebabkan oleh kekurangan anggaran.
Manfaat WBS di atas merupakan gambaran umum mengenai manfaat dari WBS dalam pengelolaan proyek. Selanjutnya, akan dibahas mengenai kelebihan dan kekurangan dalam penggunaan WBS pada proyek.
Kelebihan dan Kekurangan dalam Penerapan WBS
Seperti halnya metode-metode pengelolaan proyek lainnya, WBS juga memiliki kelebihan dan kekurangan dalam penerapannya. Berikut adalah beberapa kelebihan dan kekurangan dalam penerapan WBS pada proyek:
Kelebihan1. Memperlihatkan gambaran umum dari proyek
WBS memberikan gambaran umum mengenai proyek, sehingga dapat memudahkan dalam penjadwalan serta pengelolaan aktivitas pada proyek.
2. Memudahkan dalam pengelolaan perubahan
WBS memperlihatkan struktur kerja secara detil, sehingga memudahkan dalam melakukan perubahan pada proyek.
3. Meminimalisasi risiko kesalahan dalam pengelolaan proyek
Dengan struktur kerja yang jelas, risiko kesalahan dalam pengelolaan proyek dapat diminimalisasi.
Kekurangan1. Memerlukan waktu untuk membuat struktur kerja yang detail
WBS memerlukan waktu yang tidak sedikit untuk bisa membuat struktur kerja yang detail, sehingga mengambil waktu dalam pelaksanaan proyek.
2. Memerlukan keterampilan khusus dalam merancang WBS
Merancang WBS membutuhkan keterampilan khusus dalam merancang struktur kerja, sehingga memerlukan sumber daya yang ahli dalam pengelolaan proyek.
3. Kurang fleksibel
WBS kurang fleksibel dalam mengatasi perubahan yang muncul dalam proses pengelolaan proyek. Sehingga, memerlukan rencana yang matang dalam pengembangan WBS.
Cara Membuat WBS
Setelah memahami manfaat dan kelebihan serta kekurangan dari WBS, selanjutnya adalah belajar bagaimana cara membuat WBS. Adapun beberapa langkah dalam membuat WBS adalah sebagai berikut:
1. Membuat outline proyek
Pertama-tama, buatlah outline dari proyek yang akan dikerjakan. Outline proyek ini digunakan sebagai dasar dalam pembuatan WBS.
2. Mendefinisikan deliverables atau hasil yang diinginkan
Sebelum memulai pembuatan WBS, pastikan Anda sudah mendefinisikan deliverables atau hasil yang diinginkan dari proyek tersebut. Hal ini berguna sebagai titik acuan dalam pembuatan WBS.
3. Identifikasi aktivitas-aktivitas yang perlu dilakukan
Setelah mendefinisikan deliverables, langkah selanjutnya adalah mengidentifikasi aktivitas-aktivitas yang perlu dilakukan untuk mencapai deliverables tersebut. Aktivitas-aktivitas ini harus spesifik dan terukur.
4. Kelompokkan aktivitas-aktivitas tersebut ke dalam struktur kerja
Setelah identifikasi aktivitas selesai, kelompokkan aktivitas-aktivitas tersebut ke dalam beberapa kategori yang serupa. Kelompokkan aktivitas-aktivitas tersebut hingga terbentuk struktur yang jelas dalam WBS.
5. Buat tampilan visual dari WBS
Setelah mengelompokkan aktivitas-aktivitas ke dalam struktur kerja, buat tampilan visual dari WBS tersebut. Tampilan visual ini berguna agar semua anggota tim dapat memahami dengan mudah struktur kerja yang sudah dibuat.
Itulah langkah-langkah dalam pembuatan WBS. Selanjutnya, akan diberikan contoh WBS pada proyek pembangunan website.
Contoh WBS
Contoh WBS berikut ini diambil dari proyek pembangunan website:
| Tahap | Aktivitas |
|---|---|
| Perencanaan |
|
| Pengembangan Isi |
|
| Pembuatan Website |
|
| Pengujian |
|
| Penggunaan |
|
Contoh di atas merupakan contoh WBS dari pembangunan website, dimana aktivitas-aktivitas yang perlu dilakukan dipilah dan dikelompokkan ke dalam beberapa tahap kerja. Dengan begitu, proyek pembangunan website dapat dilaksanakan dengan lebih terstruktur dan efektif.
FAQ
1. Apa itu WBS?
WBS merupakan singkatan dari Work Breakdown Structure, yang artinya adalah struktur kerja yang memecah aktivitas menjadi bagian-bagian yang lebih kecil dan terukur.
2. Apa manfaat dari WBS?
Manfaat dari penerapan WBS adalah memudahkan perencanaan, menghindari pengulangan aktivitas, membantu pengelolaan waktu, memperlihatkan batasan proyek, serta membantu dalam pengelolaan anggaran.
3. Apa kelebihan dari WBS?
Kelebihan WBS adalah memperlihatkan gambaran umum dari proyek, memudahkan dalam pengelolaan perubahan, serta meminimalisasi risiko kesalahan dalam pengelolaan proyek.
4. Apa kekurangan dari WBS?
Kekurangan WBS adalah memerlukan waktu untuk membuat struktur kerja yang detail, memerlukan keterampilan khusus dalam merancang WBS, serta kurang fleksibel dalam mengatasi perubahan yang muncul dalam proses pengelolaan proyek.
5. Kapan WBS digunakan?
WBS digunakan ketika ada proyek yang akan dilaksanakan, terutama dalam pengelolaan proyek yang melibatkan banyak pihak.
6. Bagaimana cara membuat WBS?
Cara membuat WBS adalah dengan membuat outline proyek, mendefinisikan deliverables atau hasil yang diinginkan, mengidentifikasi aktivitas-aktivitas yang perlu dilakukan, kelompokkan aktivitas-aktivitas tersebut ke dalam struktur kerja, dan membuat tampilan visual dari WBS.
7. Misalnya proyek apa saja yang dapat menggunakan WBS?
Proyek-proyek yang dapat menggunakan WBS antara lain proyek pembangunan infrastruktur, proyek pembangunan gedung/kompleks perumahan, proyek pengembangan software, hingga proyek pembuatan video game.
8. Apa perbedaan WBS dengan PERT?
PERT (Program Evaluation and Review Technique) merupakan perangkat pengukuran kinerja yang digunakan dalam pengelolaan proyek, sementara WBS adalah struktur kerja yang memecah aktivitas menjadi bagian-bagian yang lebih kecil dan terukur.
9. Apa perbedaan WBS dengan Gantt Chart?
Gantt Chart adalah bentuk visualisasi yang menampilkan aktivitas-aktivitas yang perlu dilakukan serta jadwal penyelesaian aktivitas tersebut, sementara WBS hanya memecah aktivitas menjadi bagian-bagian yang lebih kecil dan terukur.
10. Berapa banyak sub-level untuk setiap WBS?
Tidak ada batasan yang pasti untuk banyaknya sub-level pada WBS, namun sebaiknya dibatasi hingga 3-4 tingkat saja. Karena semakin banyak sub-level pada WBS, semakin sulit untuk mengelola proyek tersebut.
11. Apakah WBS hanya digunakan di bidang manajemen proyek?
Tidak hanya di bidang manajemen proyek, WBS juga dapat digunakan di bidang lain, seperti manajemen produksi, manajemen sumber daya manusia, ataupun manajemen keuangan.
12. Apakah WBS bisa disesuaikan dengan kebutuhan proyek?
Tentu saja, WBS dapat disesuaikan dengan kebutuhan proyek. Hal yang perlu diperhatikan adalah WBS tersebut harus sesuai dengan deliverables yang diinginkan.
13. Apa yang harus dilakukan jika terjadi perubahan dalam WBS?
Jika terjadi perubahan dalam WBS, maka perubahan tersebut harus dicatat dan didiskusikan bersama tim. Setelah itu
